Внедрение Битрикс24 в Кирове

Проверьте себя тремя вопросами. Какая доля заявок этого месяца дошла до счёта? Кто из менеджеров вытягивает план на новых клиентах, а кто просто обслуживает старых? Сколько выручки принёс каждый рекламный канал, не заявок, а именно выручки? Если ответы приходится собирать из таблиц и памяти, речь идёт не о нехватке дисциплины, а о том, что учёт не настроен. Ниже разбираем, какие отчёты появляются у руководителя через месяц после запуска портала и какие решения по ним принимаются.

Что в Кирове мешает считать продажи привычным способом

Компании Кирова редко продают только своему городу. Мебель, игрушка, пиломатериалы, лакокраска, фанера, изделия из пластика, продукты переработки – всё это уезжает за пределы Кировской области через дилеров, маркетплейсы и оптовиков. Отдел продаж при этом сидит в Кирове, а сделка идёт на трёх площадках сразу: заявка пришла в почту, уточнения в WhatsApp, отгрузка в 1С. Свести это в один отчёт из трёх разных мест невозможно, поэтому руководитель видит только итог месяца и не видит, из чего он сложился.

Воронка: конверсия отдельно по каждому переходу

Общая конверсия «из заявки в оплату 14 %» ничего не даёт: непонятно, что чинить. Отчёт по этапам раскладывает эти четырнадцать процентов на цепочку, и почти всегда обнаруживается один провал, который тянет вниз всё остальное. У производственников он чаще всего сидит между расчётом и подтверждением заказа: клиент получил цену, ушёл сравнивать и не вернулся, потому что за ним никто не закрепил следующий шаг. Робот, который ставит задачу «перезвонить через два дня» на каждую отправленную смету, поднимает этот переход заметно, и цифра в отчёте показывает это уже во втором месяце.

Второе, что видно в этом отчёте, – срок жизни сделки на каждом этапе. Если расчёт в среднем готовится четыре дня, а у одного менеджера восемь, дело обычно не в нём: заявки уходят в конструкторский отдел пачками раз в неделю. Такую задержку не найти на планёрке, зато она отлично видна в цифре и правится изменением порядка передачи, а не разговорами.

Разрез по дилерам и регионам, без которого отчёт бесполезен

Для производителя из Кирова с дилерской сетью средняя выручка по стране – бессмысленное число. Нужен разрез: сколько дал каждый партнёр, как изменился его объём к прошлому кварталу, кто перестал заказывать. В карточке компании появляются поля региона, категории партнёра и даты последней отгрузки, а в отчёте – список «спящих», у кого не было заказов дольше обычного цикла. Возврат одного заснувшего дилера обычно дешевле, чем привлечение нового, но пока список нигде не формируется, о нём просто не вспоминают.

Кто из менеджеров работает, а кто перерабатывает

Отчёт по сотрудникам показывает четыре величины по каждому человеку:

• сколько сделок в работе и на какую сумму;
• сколько закрыто в деньгах за период;
• средний срок ответа на новое обращение;
• сколько сделок не двигалось дольше семи дней.

Последняя строка обычно самая неприятная. Она объясняет, почему у сотрудника с самой большой базой худший результат: он физически не успевает и просто держит клиентов в статусе «в работе». Решение по такой цифре – не выговор, а перераспределение базы и автоматические напоминания.

Отказы: считаем причины, а не оправдания

Пока причину отказа пишут свободным текстом, статистику собрать нельзя. Мы закрываем поле списком из шести-семи пунктов, привязанных к реальности производства: срок изготовления не устроил, цена выше конкурента, нужного объёма нет в наличии, клиент выбрал аналог, заказ отложен до сезона, клиент пропал. Через месяц отчёт даёт распределение, и разговор становится предметным. Если треть отказов – сроки изготовления, скидка не поможет: надо менять планирование производства или честно ставить срок в предложении.

План-факт с поправкой на сезон

У стройматериалов, дачной тематики и сельхозпродукции план ровным по месяцам не бывает, и Киров исключением не стал. Отчёт сравнивает план, факт и прогноз, но опирается на сезонную кривую прошлых лет, поэтому февральское отставание не поднимает панику, а августовское – поднимает. Прогноз пересчитывается ежедневно по сумме сделок в работе, и уже к середине месяца видно, дотянет отдел до плана или нет. Это единственный способ успеть что-то изменить внутри периода, а не разбирать итоги, когда деньги уже не собрать.

Утренняя сводка в Телеграм

Руководителю производства обычно не до портала: он с утра на площадке. Поэтому ключевые числа приходят сообщением в Телеграм: новые обращения, оплаты за вчера, сумма сделок на этапе согласования, сколько заявок осталось без ответа дольше часа. Тот же формат можно настроить для начальника отдела, но с другим набором строк. Открывать систему приходится только тогда, когда в сводке появилось что-то, требующее вмешательства.

Источник обращения и выручка: связка через сайт и рекламу

Отчёт показывает по каждому каналу количество обращений, сумму закрытых сделок и стоимость привлечения – при необходимости отдельно по Кирову и отдельно по остальным регионам. Чтобы он был правдивым, заявки должны попадать в CRM автоматически: формы сайта, звонки с подменных номеров, письма, переписка в WhatsApp и Telegram, сообщения из ВКонтакте. Если продажи идут ещё и через каталог с корзиной, заказы подтягиваются оттуда со всеми позициями – как это устроено, описано на странице интернет-магазина. Результат почти всегда меняет распределение бюджета: канал с самыми дешёвыми заявками нередко оказывается каналом с нулевой выручкой.

Отдельная строка отчёта – повторные заказы. Для производства это самая дешёвая выручка: клиент уже знает продукт и не требует расчётов с нуля. Система считает долю повторных отгрузок по каждому менеджеру и по каждой товарной группе, и часто оказывается, что доля держится на двух-трёх сотрудниках, которые просто помнят своих клиентов. Как только напоминание о повторной закупке ставится роботом, показатель перестаёт зависеть от памяти конкретного человека.

Три решения, ради которых всё это затевалось

Отчёты нужны не для отчётов, а для действий. Через месяц после запуска руководитель получает основания для трёх решений:

• куда вкладывать деньги – бюджет уходит в канал с наибольшей суммой закрытых сделок, а не с наибольшим числом лидов;
• кого учить – по записям разговоров на этапе, где у конкретного человека падает конверсия, а не по общему впечатлению;
• какое предложение переписывать – если на согласовании отваливается больше трети сделок, проблема в самой смете: в сроках, в комплектации, в форме подачи.

Сколько стоит запуск и что входит в цену

Экспресс-запуск – от 60 000 ₽ и пять рабочих дней: воронка, карточки, права доступа, обучение. Внедрение под ключ – от 180 000 ₽ и три-четыре недели: аудит процессов, роботы и автозадачи, интеграции, отчёты и регламент. Обмен с 1С по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам – от 90 000 ₽ и две недели, подключение телефонии и мессенджеров – от 35 000 ₽ и три дня. Дальше по желанию абонентское сопровождение от 15 000 ₽ в месяц. Лицензия Битрикс24 покупается напрямую у вендора и в стоимость работ не входит. Остальные цены раздела собраны на странице цен.

Порядок работ и что будет после сдачи

Разбор процессов занимает один-два дня, техническое задание и смета – два-три, настройка портала – от пяти до десяти дней, интеграции – от трёх до семи, обучение команды – два дня. Дальше тридцать дней сопровождения, в течение которых доработки бесплатны: на живых сделках всегда всплывает то, чего не видно на бумаге. Через месяц проводим контрольную встречу и разбираем первые отчёты вместе. РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, поэтому сайт, реклама и CRM настраиваются одной командой. Что ещё имеет смысл автоматизировать после продаж, разобрано в разделе автоматизации бизнеса.

Назовите цифру, которой вам сейчас не хватает для решения, и мы покажем, из каких данных она соберётся в вашем портале. Смета фиксируется до старта работ. Телефон: +7 (901) 417-22-12.