Автоматизация отдела продаж в Кирове: неделя за неделей до рабочей системы
В этой статье
Проект удобнее мерить не перечнем настроек, а контрольными точками: что меняется в работе продавцов к вечеру пятницы каждой недели. Такой счёт понятен и владельцу, и людям в отделе – сразу видно, когда заканчивается привычный режим и начинается новый. Ниже разложен обычный ход работ целиком: от подготовки на стороне заказчика до второго месяца, когда систему дошлифовывают по живым сделкам. Оптовые и производственные компании Кирова проходят этот путь за три-четыре недели.
Неделя нулевая: что готовит заказчик
Эти дни в срок проекта не входят, но именно на них чаще всего утекает время. От вас нужны четыре вещи:
- человек с правом решать без общего собрания;
- выгрузка клиентской базы в любом виде, хоть таблицей;
- доступы к почте, сайту и личному кабинету телефонии;
- действующий прайс с условиями отгрузки и отсрочки.
Пока прайс живёт в трёх редакциях у трёх продавцов, настраивать нечего: автоматика закрепит разнобой, а не уберёт его.
Первая неделя: разбор и точная смета
Слушаем звонки, поднимаем сделки за квартал, опрашиваем руководителя и продавцов порознь. Расхождение между их версиями процесса – самое ценное, что даёт разбор: в этом зазоре и оседают деньги. К пятому дню готовы схема воронки, регламент и смета. Сумма и срок закрепляются договором до начала настройки. Экспресс-настройка воронки – 55 000 ₽ и пять рабочих дней, отдел под ключ – 190 000 ₽ и три-четыре недели; прочие позиции собраны в разделе цен.
Вторая неделя: воронка, в которой нельзя схитрить
Самая объёмная часть работ. Настраиваем не «этапы и поля» вообще, а конкретные запреты, которые система не даст обойти: сделка не уйдёт дальше без суммы и даты следующего шага, карточка не останется без ответственного, отказ закрывается только причиной из списка. Повторный оптовый заказ заводится сделкой, а не отдаётся сразу в отгрузку – иначе изрядная доля выручки в отчётности просто не видна. Начатые сделки переносим параллельно, поэтому отдел не встаёт ни на день.
Третья неделя: каналы заявок и телефония
Подключаем запись разговоров, почту, мессенджеры, соцсети и формы сайта. Каждое обращение само превращается в карточку и уходит продавцу по правилу распределения, пропущенный вызов становится задачей со сроком. Если часть покупателей находится в Кировской области, а часть в других регионах, здесь же задаются правила разделения потоков: разные ответственные, разные условия отгрузки. Когда продажи опираются на складские остатки, на этой же неделе настраивается обмен с учётной программой – он описан на странице интеграции с 1С.
Четвёртая неделя: цифры для руководителя и обучение
Панель собирается из того, что уже накопилось в базе за предыдущие недели: план-факт по каждому продавцу, конверсия по этапам, длина сделки, нагрузка на отдел. Обучение идёт двумя отдельными сессиями, онлайн либо в вашем офисе в Кирове: у продавцов и у руководителя разные задачи и разные экраны. Видеозаписи остаются у вас, поэтому новичка вы вводите в работу сами, не вызывая подрядчика.
Второй месяц: правки по живым сделкам
Сопровождение первого месяца входит в стоимость, и это не формальность. На реальных сделках всплывает то, чего не видно на схеме: не хватает этапа согласования отсрочки, отчёт считает не ту дату, в шаблоне договора нужно ещё одно поле. Такие правки бесплатны. Систему делает рабочей не день сдачи, а первые тридцать дней эксплуатации. Дальше – сопровождение по желанию либо своими силами.
Отчего сроки уезжают вправо
Календарь выполним при одном условии: со стороны заказчика есть человек, отвечающий за проект целиком. Сдвигают его обычно так:
- ответственных назначили двоих, и каждый ждёт решения второго;
- прайс и условия отгрузки пересматривают прямо во время настройки;
- обучение переносят из-за срочных отгрузок, и продавцы успевают вернуться к блокнотам.
Ни один пункт не про технику. Проговорите их на входе – и отдел выйдет в новый режим ровно по плану.
Позвоните по номеру +7 (901) 417-22-12: за пару дней разберём ваш отдел и покажем календарь работ с суммами по каждой неделе. Адрес офиса и мессенджеры для связи есть на странице контактов.
